Zasady wydawania świadectw pracy

 

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Świadectwo pracy powinno zostać wydane niezależnie od rodzaju stosunku pracy (tj. bez względu na to czy podstawą stosunku pracy była umowa o pracę, spółdzielcza umowa o pracę, mianowanie, powołanie, czy wybór) oraz niezależnie od zajmowanego stanowiska.

I. Kiedy pracodawca powinien wydać świadectwo pracy?

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy pracownik jest zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnych umów terminowych (tj. umów na czas określony, umów na czas wykonywania określonej pracy, umów na okres próbny). W takiej sytuacji pracodawca nie jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy po ustaniu każdej z terminowych umów. Ma on jednak obowiązek wydać po ustaniu ostatniej z tych umów jedno świadectwo pracy, które obejmuje wszystkie zakończone stosunki pracy powstałe w okresie 24 miesięcy od zawiązania pierwszego z nich.

 

Przykład

W dniu 1 września 2012 r. strony zawarły umowę o pracę na okres próbny 3 miesięcy. Po ustaniu tej umowy, w dniu 1 grudnia 2012 r., zawarły umowę o pracę na czas określony 18 miesięcy- od 1 grudnia 2012 r. do 31 maja 2014 r. Pracodawca będzie zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy do dnia 31 sierpnia 2014 r.

Pracownik może jednak żądać, aby pracodawca wydał mu świadectwo pracy po zakończeniu każdej z terminowych umów o pracę lub wydał mu świadectwo pracy dotyczące łącznego okresu zatrudnienia na podstawie umów terminowych. Wówczas pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi dokument w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika pisemnego wniosku.

Jeżeli umowa o pracę została nawiązana przed upływem 24 miesięcy, a jej rozwiązanie lub wygaśnięcie nastąpi po tym terminie, to wówczas świadectwo pracy wydaje się w dniu jej rozwiązania lub wygaśnięcia.

 

Przykład

W dniu 1 września 2012 r. strony zawarły umowę o pracę na okres próbny 3 miesięcy. Po jej ustaniu, w dniu 1 grudnia 2012 r., zawarły umowę o pracę na czas określony 1 roku, tj. do 30 listopada 2013 r. W dniu 1 grudnia 2013 r. zawarto kolejną umowę na czas określony 1 roku, tj. do 30 listopada 2014 r. W tej sytuacji, mimo że termin 24 miesięcy od dnia zawarcia pierwszej umowy terminowej upłynie 1 września 2014 r., to obowiązek pracodawcy wydania świadectwa pracy powstanie w dniu 30 listopada 2014 r., tj. w dacie wygaśnięcia ostatniej terminowej umowy o pracę.

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez niego na piśmie. Niekiedy wydanie świadectwa pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę nie jest możliwe. Wówczas pracodawca, w terminie 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, a w przypadku umów terminowych- w terminach wskazanych powyżej, ma obowiązek przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręczyć je w inny sposób.

Pracodawca sporządza świadectwo pracy także wtedy, gdy przyczyną wygaśnięcia stosunku pracy jest śmierć pracownika. Wówczas taki dokument włącza się do akt osobowych zmarłego pracownika. Z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy w tym przypadku może wystąpić również członek rodziny zmarłego lub jego spadkobierca.

 

II. Elementy świadectwa pracy

Świadectwo pracy powinno zawierać następujące elementy:

  • okres i rodzaj wykonywanej pracy,

  • zajmowane stanowisko,

  • tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,

  • inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego,

  • wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę-jeżeli wynagrodzenie zostało zajęte w drodze egzekucji sądowej lub administracyjnej,

  • informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach- na żądanie pracownika.

Ponadto, w świadectwie pracy powinny znaleźć się informacje dotyczące:

  • wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

  • podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

  • urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

  • wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,

  • należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,

  • okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

  • wykorzystanego urlopu wychowawczego,

  • liczby dni w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas jego niezdolności do pracy (m.in. wskutek choroby, wypadku w drodze do pracy lub z pracy),

  • wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy w związku z wychowywaniem dziecka w wieku do 14 lat,

  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników,

  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

  • okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

 

III. Sprostowanie świadectwa pracy

Jeżeli pracownik uważa, że informacje zamieszczone w świadectwie pracy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, może żądać jego sprostowania. Na złożenie wniosku o sprostowanie ma 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy. Pracodawca powinien zaś ustosunkować się do wniosku pracownika w terminie 7 dni od dnia jego złożenia. Jeżeli uwzględni wniosek – pracownikowi wydawane jest nowe świadectwo pracy. Jeżeli zaś decyzja pracodawcy jest negatywna, powiadamia on pracownika o negatywnym wyniku. W razie nieuwzględnienia wniosku przez pracodawcę albo nieustosunkowania się do niego w odpowiednim terminie, pracownikowi przysługuje prawo do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy przez sąd pracy. Takie uprawnienie przysługuje pracownikowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy wiadomości o negatywnym rozpatrzeniu wniosku. Jeżeli sąd pracy uwzględni powództwo, na pracodawcy ciąży obowiązek wydania nowego świadectwa pracy, nie później niż w terminie 3 dni od daty uprawomocnienia się orzeczenia sądu. Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy.

 

IV. Uzupełnienie świadectwa pracy

Pracodawca jest zobowiązany, na żądanie pracownika, uzupełnić treść wydanego mu świadectwa pracy o dodatkową informację wskazaną w orzeczeniu sądu, w razie:

  • przywrócenia pracownika do pracy lub

  • przyznania pracownikowi odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę,

  • przyznania pracownikowi odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia

Uzupełnienie świadectwa pracy następuje także wtedy, gdy pracownik rozwiązał z pracodawcą umowę o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika, a sąd pracy orzekł, że takie rozwiązanie było nieuzasadnione i przyznał odszkodowanie na rzecz pracodawcy. Wówczas pracownik jest zobowiązany przedłożyć pracodawcy wydane mu wcześniej świadectwo pracy w celu jego uzupełnienia o informację o wydanym orzeczeniu sądu. Jeżeli pracownik nie spełni tego obowiązku, pracodawca może wezwać pracownika do niezwłocznego przedłożenia świadectwa pracy.

 

Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
copyright © przewodnikprawny.pl